El mundo está cambiando constantemente y el uso del dinero en efectivo también.

Cuando el representante de una empresa sale de la ciudad en una misión de negocios, los viáticos representan un asunto de confianza y apoyo.

Está la presunción de que le alcanzará para cubrir todas sus necesidades y que todos los gastos tendrán comprobación pero no siempre sucede así.

En el camino es común que encontrará algún imprevisto y que no siempre tendrá manera de obtener un recibo por lo que pagó y ese dinero se convierte en pasivo.

Viajar con una tarjeta de crédito es como llevar un bote salvavidas de repuesto. Sabemos que no debe usarse pero nos tranquiliza la idea que esté ahí.

La tarjeta supone un control más estricto pero también un ahorro.

El reembolso con tickets o facturas hace el proceso más lento y engorroso. El empleado no solo debe desempacar y entregar reportes de su viaje, sino además deberá invertir tiempo en generar las cuentas de lo gastado y eso también representa un gasto para la empresa.

La tarjeta de crédito empresarial es un camino que eligen cada vez más organizaciones. En lugar de entregar efectivo mandan a su gente con esta herramienta conveniente para ambas partes.

Pero hay gastos que no se pueden cubrir con un plástico como algunos transportes, propinas y ciertos imprevistos, por lo cual es conveniente “abrigarlos” con un extra de efectivo. Como si les dieras un botiquín de primeros auxilios que diga: “Rómpase en caso de emergencia”.

Siemens fue una de las primeras firmas en hacer este plan. Estamos hablando de hace décadas, cuando las tarjetas de crédito suponían algo inalcanzable para la mayoría. Así que firmó un acuerdo con un banco. “Tú les das a todos mis empleados un plástico y yo respondo por ellos”. Fue un asunto de “confianza empresarial” que no solo funcionó en lo administrativo, sino que a esos niveles ahorró cientos de miles de dólares en gastos de representación.

Los empleados que siempre reciben viáticos en efectivo pueden oponer cierta resistencia pero las objeciones desaparecen cuando perciben la seguridad que esto les trae.

Usar tarjetas de crédito corporativas al principio puede parecer una complicación para los empleados, pero tiene grandes ventajas para las compañías.

Administrativamente genera información que la organización usa para hacer presupuestos anuales y de paso da cierta disciplina para que se respeten las políticas de viaje de la empresa.

Además, su uso también ayuda a recibir mejores condiciones  de las agencias de viajes y promociones debido a los programas de lealtad.

Las compañías de tarjetas de crédito tienen cifras para asegurar que sus tarjetas empresariales se pueden usar para pagar hasta el 95% de los gastos de viajes, incluidos nuevos servicios de taxis que aceptan este medio de pago.

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